Gestione elettronica documentale
Studio, analisi, sviluppo, mantenimento ed aggiornamento di archivio documentale elettronico (senza validità sostitutiva dei documenti cartacei) anche personalizzato su specifiche esigenze del cliente e con le seguenti finalità:
- archiviazione di documenti analogici (PDF, o generati da scansioni di documenti cartacei) sia secondo criteri amministrativi, sia in funzione di criteri dettati da esigenze interne del cliente;
- consultazione dei documenti e delle relative informazioni 24 ore su 24 attraverso le ScOApps, in apposita area riservata accessibile tramite una user – id, una password di protezione, assegnati ad ogni cliente, ed una semplice connessione ad internet.
E’ possibile inoltre prevedere, a richiesta del cliente, diversi livelli di accesso e specifiche autorizzazioni differenziate per utente, così che la profilazione degli utenti, da stabilirsi preventivamente, permetta di rispettare i corretti livelli di privacy in relazione ai tipi di dati archiviati e di assegnare ad ognuno degli operatori abilitati alla consultazione specifici ambiti della stessa.
L’archivio consente un’interrogazione e ricerca sul database di qualsiasi documento residente, attraverso molteplici chiavi di ricerca, alcune delle quali standard, altre personalizzate.
Oltre alla consultazione simultanea on line dei documenti (opportunità, quindi, di condividere lo stesso documento tra utenti diversi e per diverse finalità) sarà possibile stamparli e inviarli attraverso e-mail.
I documenti oggetto di archiviazione elettronica potranno essere, oltre a quelli con attinenza contabile/amministrativa e, quindi, a rilevanza legale e fiscale, anche tutti quelli che il cliente riterrà opportuno gestire attraverso tale modalità (es. disegni tecnici, contratti di ogni genere, ordini di vendita, acquisto ecc…..), così da razionalizzarne la ricerca, l’utilizzo e la fruibilità in genere.