NotizieBlogFatturazione elettronica: l’ABC per un’Amministrazione 4.0 già dal 2017

Fatturazione elettronica: l’ABC per un’Amministrazione 4.0 già dal 2017

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La fatturazione elettronica rappresenta solo un elemento del più ampio processo di digitalizzazione e dematerializzazione dei flussi informativi aziendali. Per il 2017 verranno introdotte specifiche agevolazioni fiscali per incentivarne l’adozione, partendo dalla gestione del proprio ciclo attivo. Vediamo insieme di chiarire le idee in merito e di sfatare qualche mito riguardante i lati pratici della sua introduzione in azienda.

Niente più carta?

La carta ha accompagnato buona parte della mia vita; la tipografia di famiglia, gli studi scolastici, la professione, momenti testimoniati da fogli manoscritti, dattiloscritti e stampati. Poi archiviati. E gli archivi nel tempo sono diventati sempre più ingombranti e difficili da consultare.

Il processo di distaccamento dal foglio di carta è stato impegnativo, ma ora, dopo diversi anni, posso ritenermi “disintossicata” e posso testimoniare che la dematerializzazione porta solo benefici. In effetti, ho volutamente iniziato questo articolo in maniera personale per sottolineare l’aspetto psicologico, che oggi vedo spesso come unico vero ostacolo alle grandi opportunità offerte dal mondo digitale.

La dematerializzazione è un tema attuale, con cui le imprese devono necessariamente confrontarsi, sia per coglierne le opportunità che per mantenersi competitive. Gli strumenti attualmente a nostra disposizione sono molteplici, di facile utilizzo ed economici; il momento è sicuramente propizio per approcciare il cambiamento. L’archivio digitale consente di risparmiare tempo e denaro, oltre a favorire la condivisione delle informazioni e dei documenti, efficientando i processi aziendali in ogni ambito, non solo amministrativo. La fatturazione elettronica si inserisce quindi a pieno titolo all’interno del più ampio tema della dematerializzazione.

Agli indubbi vantaggi derivanti dall’introduzione di un archivio documentale ottico si aggiungono oggi quelli non trascurabili di minori adempimenti fiscali, applicabili già dal 2017 a chi adotterà la fatturazione elettronica per il proprio ciclo attivo: non solo sarà più veloce, economica ed affidabile tutta la gestione della fatturazione attiva, ma, ad esempio, non sarà più necessaria la compilazione dello “spesometro” in relazione alle fatture elettroniche.

Inoltre, chi adotta la fatturazione elettronica per le proprie fatture attive va incontro ai cambiamenti osservabili a livello europeo e mondiale; l’evoluzione normativa e regolamentare della fattura elettronica, infatti, si sta definendo a livello europeo e mondiale in maniera sempre più netta. In particolare, entro la fine del 2018 sarà operativo il modello standard della fattura elettronica europea secondo la Direttiva 55. Anche nei paesi extra europei sono in predisposizione, ed in molti sono già in uso, modelli di riferimento per permettere e favorire lo scambio di dati delle fatture tra imprese di diversi paesi.

Chi adotta la fatturazione elettronica si adeguerà pertanto ad un linguaggio scelto da molti dei propri clienti a livello internazionale.

Per valutare l’opportunità di introdurre la fatturazione elettronica nella propria azienda, occorre prima rispondere a una domanda basica: cosa esattamente si intende per “fattura elettronica”? Ci sono delle varianti?

Cosa si intende per fattura elettronica?

Innanzitutto occorre distinguere tra fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione, divenute obbligatorie da marzo 2015 e fatture elettroniche verso altre imprese, regolamentate di recente.

Le Fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione sono esclusivamente Fatture Elettroniche nel senso stretto del termine, da non confondersi con i files pdf allegati a una email. Le Fatture Elettroniche, infatti:

  • nascono in formato elettronico;
  • sono strutturate secondo un modello standard (XML “Tracciato Fattura PA”);
  • sono firmate digitalmente dall’emittente;
  • sono obbligatoriamente da conservare a fini fiscali nel formato nativo (quindi elettronico).

Tale formato consente, a chi lo emette e a chi lo riceve, la completa automazione della rilevazione contabile dei dati, purché il processo sia gestito come flusso digitale (cioè senza stampare carta), oltre a garantire la correttezza e la validità fiscale e giuridica del documento.

La firma digitale, infatti, garantisce l’autenticità dell’origine e l’integrità dei contenuti del documento informatico. La conservazione sostitutiva a cui il documento elettronico sarà poi sottoposto è quel processo definito in modo chiaro dalla legge che, in estrema sintesi, prevede una ulteriore firma digitale e una marca temporale sull’archivio elettronico delle fatture, per storicizzarle, renderne immodificabile il contenuto e custodirlo per i 10 anni previsti dalla normativa italiana.

Le Fatture emesse da un’impresa verso un’altra impresa (cosiddette Fatture B2B), possono essere elettroniche oppure cartacee. Le Fatture B2B Elettroniche possono a loro volta distinguersi in tre tipologie:

  • Fatture Elettroniche, analoghe alle Fatture emesse verso la PA (firmate, in formato elettronico strutturato e conservate a norma);
  • Fatture inviate via EDI (non necessariamente firmate, ma in formato strutturato e conservate a norma);
  • Fatture analogiche, ovvero quelle semplicemente “non cartacee” (non necessariamente firmate né strutturate, comprese quindi le fatture inviate in formato pdf).

Queste tre tipologie di Fatture Elettroniche derivano dalla definizione nel nostro quadro legislativo di Fatturazione Elettronica, che prevede: un file firmato digitalmente, oppure un tracciato record inviato via EDI oppure qualsiasi altro tipo di fattura digitale che il destinatario, in base ai processi di business che ha sviluppato, riconosce, paga e porta in conservazione.

Quale tipologia di fatturazione elettronica B2B?

Si potrebbe supporre che la Fattura analogica in formato elettronico, descritta nella terza variante, sia più semplice da adottare rispetto alla fatturazione elettronica citata nella prima; tuttavia, sarebbe corretto solo in parte: infatti, per ottenere concreti benefici dalla Fatturazione Elettronica (per chi la emette ma ancor più per chi la riceve), è necessario che questa abbia un formato elaborabile dai sistemi informativi. Solo in questo caso, infatti, i dati vengono elaborati automaticamente, senza necessità di trascrizione manuale a sistema. Per questo, la forma più efficace di Fatturazione Elettronica è quella di un processo digitale per la generazione, l’emissione, la ricezione, la gestione e la conservazione delle Fatture in formato elettronico elaborabile dai sistemi informativi, e non semplicemente l’invio elettronico e non più cartaceo delle fatture. Tale sistema richiede, ovviamente, un investimento iniziale più rilevante in termini di software e organizzazione, ma tale investimento è minore di quanto si possa supporre e soprattutto porta vantaggi concreti immediati in termini di efficienza ed efficacia del processo.

Per dare un valore di riferimento in termini di risparmio rispetto a quanto sopra esposto, citiamo un’analisi pubblicata sul sito “Agenda Digitale” in relazione al costo medio sostenuto da una PMI per la produzione di una fattura emessa in formato cartaceo:

  • Fattura spedita a mezzo posta – tra 2,9 e 3,7 €/Fattura;
  • Fattura consegna a mano – tra 2,6 e 3,5 €/Fattura;
  • Fattura inviata tramite posta elettronica (email o PEC) – tra 1,8 e 2,4 €/Fattura.

A questi costi vanno aggiunti quelli relativi alla gestione completa, dal data entry all’archiviazione, che, secondo un’analisi svolta dal Politecnico di Milano, si aggirano intorno ai 18 euro per documento.

Il beneficio economico riscontrabile con l’adozione della fattura elettronica è facilmente calcolabile ed indubbiamente allettante.

Nel momento in cui la fatturazione elettronica verrà adottata da tutte le imprese, lo scambio di dati sarà completamente automatizzato, tempestivo, affidabile e sicuro e gli uffici amministrativi potranno essere destinati ad attività ad alto valore aggiunto, quali il controllo di gestione e la pianificazione finanziaria.

Il processo di cambiamento è reso più semplice da strumenti tecnologici e consulenti affidabili e competenti, che possono accompagnare l’impresa nella propria riorganizzazione interna, facendole ottenere benefici immediati.

Credo fermamente nelle potenzialità delle nostre imprese e mi auguro che sappiano cogliere al volo questa occasione.

Buone feste.


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