Crediti commerciali: ruolo degli strumenti informativi….
…ovvero “Perché ogni azienda dovrebbe imparare a sfruttare al meglio gli strumenti già a sua disposizione per gestire i crediti commerciali”. Diffidate di strumenti che da soli promettono di risolvere i problemi della gestione crediti: il punto di partenza deve essere dentro, e non fuori, la vostra azienda.
Le mie esperienze professionali in tema di riorganizzazione e ottimizzazione dei processi aziendali in ambito amministrativo mi hanno insegnato che il punto di partenza debba sempre essere l'analisi degli strumenti già in uso o comunque già presenti in azienda. Nella maggior parte dei casi, infatti, l'azienda risulta esser dotata di sistemi che rispondono ad un efficiente monitoraggio ed una gestione completa dei crediti commerciali, ma non ne sfrutta appieno il potenziale. Il problema risiede spesso nel punto di contatto tra i processi e gli strumenti: determinate funzioni dell’apparato informatico non sono ben conosciute, non c’è l’abitudine ad utilizzarle o vengono utilizzate in maniera discrezionale: i dati non vengono storicizzati, ogni elemento agisce come meglio crede in base alle le proprie capacità e propensioni, senza un chiaro disegno aziendale. I software gestionali oggi presenti sul mercato, invece, a volte per vocazione, altre per adeguarsi alla concorrenza ed agli standard europei, possiedono tutte le funzioni necessarie per gestire il rapporto con il cliente dall'offerta all'incasso, passando attraverso un percorso contabile ed extracontabile che prevede avvisi, richieste di autorizzazioni, blocchi, reportistica oggi indispensabili per una corretta gestione dei crediti commerciali, divenuti più che mai punto cruciale per la salute di un'azienda.
Costruire un monitoraggio efficiente dei crediti commerciali
Il primo tema, quindi, è trovare il giusto equilibrio tra impiego delle risorse, tempestività dei dati ed un livello informativo sufficientemente strutturato, sfruttando gli strumenti già in dotazione all'azienda. Il consulente, sulla base di una profonda conoscenza della realtà aziendale in cui si muove, dovrà saper disegnare i flussi più consoni, per far sì che tutte le funzioni coinvolte, dalla direzione all’area commerciale e naturalmente quella amministrativa, abbiano una visione completa, affidabile e tempestiva della situazione creditoria e la tranquillità di una gestione prudente ed attenta di ogni rapporto commerciale in essere, utilizzando le risorse già a disposizione. Una volta messe a punto le procedure di base, tenuto conto delle criticità specifiche emerse in azienda nell’area crediti commerciali, potrà essere preso in considerazione un eventuale investimento, per rendere più sofisticato il sistema informatico ed articolata la fonte di dati che ne deriverà.
Un progetto di riorganizzazione necessita di tempo e dedizione, ma i risultati possono essere molto soddisfacenti e proficui; l'efficientamento è un volano positivo anche in termini motivazionali. Ogni soggetto coinvolto, con un percorso formativo adeguato, ove necessario, trae benefici nello svolgimento delle proprie funzioni, che sfociano spesso nella maggior integrazione e fidelizzazione in azienda. Senza contare che, ora come non mai, una corretta gestione del credito commerciale, oltre al beneficio intrinseco, dà credibilità all'impresa nei confronti di clienti, fornitori e istituti di credito. L' obiettivo non è soltanto aumentare il fatturato, ma qualificare il fatturato dell'impresa.
Ed i mezzi per perseguirlo ci sono, il segreto è saperli ben sfruttare.